Planifier efficacement et durablement
Planifier efficacement et durablement est à la fois simple et complexe. Les enjeux opérationnels, financiers et sociaux sont interdépendants. Les crises récentes ont exacerbé des problèmes comme les sous-effectifs, l’absentéisme, et la crise des vocations. Des contraintes sectorielles, comme la qualité des soins dans les hôpitaux ou les temps de traitement dans les centres d’appels, compliquent davantage la planification.
Anticiper les évolutions en matière de besoins de ressources représente donc un enjeu essentiel : une mauvaise gestion des pics d’activité ou du besoin en personnel peut vite coûter cher à l’entreprise.
L’efficacité d’une planification opérationnelle repose sur 4 piliers qui sont : la précision des prévisions d’activités, l’optimisation de la planification, la satisfaction des collaborateurs de leurs plannings et l’efficacité opérationnelle.
En tant que cabinet spécialisé dans le Workforce Management et la planification opérationnelle, nous accompagnons les entreprises à réconcilier objectifs financiers et besoins humains opérationnels à travers nos offres d’accompagnement.
Staff Planning Process
Staff Planning Process va au-delà de la notion de planification et de plannings. Ce processus est un processus agile et cyclique qui allie les 3 niveaux de planification de l’entreprise : stratégique, tactique et opérationnelle. Il se déroule en 4 étapes :
- La budgétisation des prévisions ;
- La prévision d’activités et sa transformation en charges par compétence ;
- La planification fine des équipes et de leurs horaires ;
- Et la réactualisation du budget initial au fur et à mesure de l’avancement des activités réalisées.
Cette offre de diagnostic complète propose une démarche de progrès avec des actions ciblées et une méthodologie de mise en œuvre sur les dimensions processus et organisation.
D’une durée moyenne de 10j, elle s’adresse à tout type d’entreprise de tout secteur à la recherche d’une meilleure efficacité et d’un meilleur service à proposer à ses clients internes et externes.
Time Staff
L’offre Time Staff optimise la disponibilité des ressources internes vs les forces de travail externes.
L’objectif est de minimiser les périodes de sur-effectif ou de sous-effectif en prenant en compte les contraintes imposées, des besoins calculés en amont et des personnes disponibles tout en étant agile et flexible.
Cette offre est un accompagnement depuis le diagnostic de planification, le recueil des besoins, le choix de solutions et l’accompagnement de la mise en œuvre.
Nos offres d’appliquent à tous les secteurs d’activités (centres d’appels, milieu hospitalier, Retail…) et facilite l’intégration de nouveaux modes d’organisation et de nouvelles pratiques, comme le télétravail.
Chiffres clés
Managers passent plus de 3h par semaine sur des tâches administratives RH (Source : étude UKG).
De réduction des heures excédentaires par une meilleure maîtrise de la planification des activités.
Des fichiers Excel utilisés par les managers contiennent des erreurs (Source : Journal of End user computing’s).
Nos références
Pour un leader de la distribution de produits électroménager
12 000 salariés
« Audit de planification »
Durée mission : 16 mois
Réalisation d’une trajectoire SIRH puis d’un audit sur la planification et les processus opérationnels, pour aboutir au déploiement d’une nouvelle solution GTA & Planification.
Réalisations :
- Audit et harmonisation des pratiques, des règles de planification et des processus de gestion ;
- Identification des principaux irritants et des Quick-Wins ;
- Détermination des pistes d’automatisation des échanges et de fiabilisation des données ;
- Définition du Budget de mise en œuvre et projection des coûts sur un horizon de 5 ans,
- Production d’un rapport d’audit.
Résultat : Gains de productivité sur la planification annuelle des ressources, optimisation de tous les processus liés aux plannings (absences, modulation, éléments budgétaires).
Pour un leader de la distribution de produits de beauté de luxe
>4000 salariés
« Modernisation du SI Planification »
Durée mission : 2 ans
Projet de modernisation du SI suite à l’arrêt de la maintenance de l’outil en place et à la volonté de simplifier et d’améliorer l’architecture technico-fonctionnelle sur le périmètre GTA/Planification.
Réalisations :
- Audit détaillé de l’ensemble des processus.
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration.
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route.
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation.
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation.
- Aide à la négociation/contractualisation.
- Accompagnement à la mise en place de la solution.
- Assistance à la formation d’utilisateurs finaux (planificateurs de magasins)
Résultat : Mise à disposition d’un outil de planification intégré dans l’application GTA pour les managers afin de supprimer l’utilisation de fichiers Excel.
Enjeux
Aligner la stratégie de l’entreprise avec sa déclinaison opérationnelle
Sous-effectifs permanents, absentéisme accru, personnel sous tension, crise des vocations… sont les maux fréquents rencontrés par les entreprises, publiques et privées.
Augmenter la satisfaction des collaborateurs
La planification efficace repose sur la satisfaction des collaborateurs : horaires souhaités, flexibilité, équité, régularité, et employabilité. Le “Social Planning” allie production et bien-être des employés.
Maîtriser mes coûts de planification
Absentéisme, formation, contrats, recrutement, turn-over affectent la productivité. L’IA peut prédire le turn-over, l’absentéisme et améliorer la planification.
