Gestion administrative et paie

La gestion administrative et la paie sont des incontournables des process RH que ce soit de manière internalisée ou externalisée. Dans ce domaine les enjeux des DRH, des services de Gestion Administrative et des services de paie sont :

La conformité : Garantir la justesse de la paie à ses collaborateurs et le déclaratif à l’Etat ainsi que maitriser les risques de redressement.
L’efficience des processus de gestion administrative : Digitaliser les processus, Améliorer l’expérience utilisateur et profiter de l’apport associé aux outils d’ERM (Employee Relationship Management), Optimiser les processus et les automatiser grâce au RPA (Robotic Process Automation).
L’efficience de la paie : Rechercher la Performance de l’organisation, Optimiser les processus et profiter de l’apport de l’Intelligence Artificielle, Rechercher l’optimisation des coûts, Garantir la qualité de service auprès des salariés et Clients internes.
Le pilotage : Mettre en place les prérequis aux processus d’amélioration continue grâces à des indicateurs de pilotage (Coûts bulletins, NPS collaborateurs, Temps de réponse du CSP…)
La flexibilité : S’appuyer sur une organisation et des outils en capacité d’anticiper la croissance et les mouvements de l’entreprise, Être un élément facilitant les évolutions de l’entreprise (carve-in/-out…)
L’international : Mettre en place une organisation et des outils scalables afin de massifier les moyens au niveau Groupe.

La vision d’Althéa sur l’évolution de la gestion administrative et la paie

Chez Althéa, nous constatons que, suite à l’avènement des CSP Paie, l’essor de l’externalisation des fonctions et l’amélioration des outils SIRH, les services d’administration du personnel et de paie devront relever de nouveaux défis, souvent liés aux tensions économiques et au marché du travail, dans un contexte d’instabilité réglementaire.

Néanmoins notre conviction sur l’évolution de cette fonction repose sur les grandes tendances suivantes :

L’accélération des mouvements d’entreprise qui va obliger la fonction GA/paie à s’organiser dans un objectif d’anticipation
L’accélération du BPO, du fait de la difficulté à recruter/retenir les payeurs, et de la volonté d’externaliser une fonction support
Le rôle de l’administration du personnel dans l’attractivité de l’entreprise dans l’apport d’outils modernes et facilitant la « relation Employé »
L’apport de l’intelligence artificielle dans la sécurisation des tâches répétitives et la maitrise de la data RH

Althéa accompagne ces Clients sur l’ensemble de ces enjeux et évolution en s’appuyant sur l’expertise, le savoir-faire de ses consultants et sur des méthodologies mises au point lors des différentes missions pour des sociétés du CAC 40 ou du middle Market, des administrations territoriales ou ministérielles.

Chiffres-clés

CONSULTANTS

Venant des Editeurs des Intégrateurs, des services de paie, des services de BPO

PROJETS/AN

Schéma directeur, Aide au choix, AMOA Projet, Livre blanc de Paie, MCO, Diagnostic de Paie

ARTICLES/AN

Analyse de nouvelle réglementation, analyse de l’évolution de la paie, l’IA dans le futur de la Paie

Références

Analyse des process, Aide au Choix et AMOA SIRH avec Paie France et Core RH/Gestion des Talents internationales

L’entreprise est présente dans 150 pays. Suite à l’obsolescence programmé de ses outils SIRH et principalement la solution de paie France, elle a décidé de lancer un projet pour simplifier et harmoniser les processus RH à travers le monde grâce à un Core RH ainsi que moderniser et fiabiliser la paie en évitant les doubles saisies. Pour cela, Althéa l’a accompagnée pour l’analyse des process, la consultation pour choisir la solution de paie France et la solution pour le Core RH – Gestion des Talents. L’accompagnement a été structuré avec les activités suivantes : Cadrage du projet, Formalisation des process, Benchmark des solutions SIRH du marché, Rédaction du cahier des charges, Préparation de la consultation éditeurs / intégrateurs, Organisation des soutenances et à l’aide au choix, Accompagnement lors des phases projets avec déploiement progressif des modules à travers le monde.

Aide au choix et accompagnement Projet

Suite à la cession de l’entreprise à un groupe international, celle-ci a été créée, et doit mettre en place un nouvel SIRH de Gestion Administrative et Paie en France et à l’international. Sur ces deux dimensions, Althéa a réalisé l’écriture du cahier des charges, le choix de la solution, l’accompagnement du projet de mise en œuvre et la phase de stabilisation, en intégrant une forte proportion d’expatriés.

Assistance à la recette

Service à compétence nationale créé en 2007, l’organisme est rattaché conjointement à la direction générale des finances publiques (DGFiP) et à la direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP), et contribue à la mise en place de SIRH rénovés et à la modernisation de la chaîne entre les systèmes d’information et le système de paye des agents de l’État. Il propose aux ministères n’ayant pas leur propre système de gestion de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), l’outil CTDSN, SI interministériel couvrant un périmètre fonctionnel comprenant la concentration des données PAY et des données RH, la traduction au format DSN et la gestion de la déclaration auprès de Net Entreprise.

Dans ce cadre le rôle d’Althéa a été :

Pilotage de la Recette avec déploiement
Responsabilité de la Tierce recette applicative (TRA) en phase de Vérification d’aptitude au bon fonctionnement (VABF)
Vérification et mise sous contrôle de la non régression des fonctionnalités en production en parallèle des fonctionnalités en développement et qualification.
Accompagnement de l’organisme dans sa prestation de fournisseurs d’applications hébergées.
Assistance sur la formation et la conduite du changement
Assistance auprès des gestionnaires pour les déploiements du partenaire (MCC) sur l’utilisation de l’outil CTDSN

Enjeux

Garantir la justesse de la paie à ses collaborateurs et le déclaratif à l’Etat. Maitriser les risques de redressement

Digitalisation des processus. Amélioration de l’expérience utilisateur et apport associé aux outils d’ERM. Optimisation des processus et automatisation grâce au RPA.

L’optimisation des processus grâce à l’intelligence artificielle améliore la performance de l’organisation, réduit les coûts, et garantit une qualité de service élevée pour les salariés et les clients internes.

Mettre en place les prérequis aux processus d’amélioration continue grâce à des indicateurs de pilotage (NPS collaborateurs, temps de réponse du CSP…)

S’appuyer sur une organisation et des outils en capacité d’anticiper la croissance et les mouvements de l’entreprise. Être un élément facilitant les évolutions de l’entreprise.