Travel & expense

Transformer vos processus de voyages et notes de frais

Transformer vos processus voyages et notes de frais en opportunités d’innovation, rendre votre gestion plus intelligente, plus efficace et résolument orientée vers les données, pour améliorer votre efficacité.

Notre objectif : aider les directions financières, Achats ou RH dans la mise en place et l’optimisation de leurs processus de gestion des notes de frais et gestion des voyages.

Optimisation et amélioration des Processus Travel & Expense (T&E)

Pour aider nos clients à optimiser et à améliorer l’efficacité de leurs processus Travel & Expense (T&E), voici quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’International :

  1. Schéma Directeur :
    – Définition de la vision, des objectifs et des priorités autour des processus Travel & Expense,
    – Mise en place de feuilles de route sur les enjeux voyages et déplacements.
  2. Audit et Evaluation des Processus actuels :
    – 
    Audit approfondi des processus T&E existants,
    – Identification des inefficacités, des lacunes et des points de friction (métier et utilisateurs) qui peuvent entraver la productivité et la conformité.
  3. Benchmark des solutions :
    – 
    Identification d’une shortlist des solutions répondant aux enjeux et aux processus du client afin de les solliciter lors de la phase de consultation.
  4. Aide au choix :
    – Accompagnement dans l’aide au choix de solutions : rédaction des cahiers des charges et des grilles de réponse, animation de l’appel d’offre, préconisations.
  5. Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :
    – Pilotage 
    des projets,
    – Assistance lors la conception des processus cibles et aide à collecter les données de paramétrage nécessaires,
    – Animation la phase de recette de la solution,
    – Facilitation des chantiers techniques d’interfaces et/ou reprise de données.
  6. Conduite du Changement et Maintien en Condition Opérationnelle :
    – Mise en place de documentations utilisateurs, valideurs, administrateurs,
    – Formation à l’utilisation de la plateforme : utilisateurs finaux, key users,
    – Formation à l’administration de la plateforme,
    – Support.

Notre approche stratégique s’articule autour de l’objectif essentiel de transformer les organisations en des entités plus efficientes, agiles et étroitement alignées sur les meilleures pratiques du marché.

Chiffres clés

0

Experts Travel & Expenses

Disposer de l’expertise nécessaire pour couvrir l’ensemble du processus du Travel à l’Epxense.

0

Missions d’accompagnement T&E par an

50% de ses missions concernent des grands comptes et des enjeux internationaux.

0 %

De satisfaction client

Une réelle reconnaissance de nos clients à l’issue de nos missions.

Nos références

Pour un des leaders des services postaux

150 000 salariés

Mission : Aide au choix de la nouvelle solution d’Expense

Pour la Direction des Ressources Humaines d’une entreprise française majeure opérant dans le secteur des services postaux et de la logistique, réalisation d’une mission de cadrage en vue d’une consultation du marché.

Réalisations :

  • Audit détaillé de l’ensemble des processus.
  • Interviews des principaux acteurs (administrateurs, Direction, utilisateurs finaux, assistantes).
  • Identification des principaux irritants et axes d’amélioration.
  • Réalisation de la cartographie applicative.
  • Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route.
  • Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation.
  • Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation.
  • Animation et pilotage de la consultation.
  • Aide à la négociation/contractualisation.

Pour un acteur majeur international de la logistique et du transport

2000 salariés

Mission : Cadrage et élaboration du cahier des charges de la nouvelle solution d’Expense

Pour la Direction Financière d’un acteur majeur international de la logistique et du transport, réalisation d’une mission de simplification des processus, d’automatisation des opérations et d’AMOA sur le déploiement de solutions (Travel & Expense), dans un contexte international.

Réalisations :

  • Définition du processus Notes de Frais et de l’organisation cible.
  • Challenge des métiers, de l’intégrateur et de l’éditeur.
  • Simplification des paramétrages et des interfaces en place.
  • Automatisation de certaines tâches.
  • Utilisation de groupes pilotes pour embarquer les utilisateurs dans le cadre du chantier conduite du changement.
  • Support aux différents métiers (Achats, Comptabilité…) et filiales mondiales dans la formalisation de leur besoin.
  • AMOA sur le déploiement d’une solution Expense à l’international (Europe, Afrique du Nord, Asie, USA).
  • AMOA sur le déploiement d’une solution Travel en France.
  • Support Utilisateur sur les modules Travel & Expense.
  • Rédaction de spécifications fonctionnelles liées aux besoins de Reporting.
  • Mise en place de Reportings dédiés à la gestion opérationnelle (développement, automatisations…).
  • Rédaction de spécifications fonctionnelles d’interfaces.
  • Développement d’interfaces.

Pour un acteur majeur international de la logistique et du transport

2000 salariés

Mission : Cadrage et élaboration du cahier des charges de la nouvelle solution d’Expense

Pour la Direction des Achats d’un groupe français spécialisé dans la protection sociale et les assurances, réalisation d’une mission d’aide au choix pour une solution intégrée Travel & Expense.

Réalisations :

  • Définition de la stratégie de consultation,
  • Rédaction du cahier des charges,
  • Rédaction des grilles d’analyse et de réponse,
  • Animation de l’appel d’offre et des soutenances,
  • Rédaction du dossier de préconisation,
  • Assistance à la contractualisation.

Enjeux

Optimisez votre transformation digitale

Réaliser pleinement votre transformation digitale en éliminant la gestion manuelle des processus métiers (formulaires Excel, développements informatiques internes complexes à maintenir…).

Optimisation des processus : réduction des délais et digitalisation

Remédier aux processus peu automatisés et peu digitalisés, réduisant ainsi les délais de validation, de traitement et de remboursement des notes.

Solutions modernes et agiles

Améliorer l’expérience utilisateur en proposant des solutions modernes, agiles et conformes aux nouvelles exigences du marché.

Contacts

David Bellaiche

DG Althéa – Vice Président AAA

CONTACTER