Le Business Process Outsourcing (BPO) est une stratégie d’externalisation des processus des entreprises. Celle-ci permet de confier à une organisation extérieure la gestion complète ou partielle d’un ou plusieurs processus. Cette collaboration est formalisée via un contrat engageant la responsabilité du fournisseur, pilotable à travers des indicateurs et éventuellement des pénalités prédéfinies.
En cas de BPO, l’externalisation n’est pas forcément totale et peut, en fonction des besoins de l’entreprise, être modulée.
Pourquoi envisager le Business Process Outsourcing ?
Ainsi en se lançant dans un projet BPO il est bien important de se poser les bonnes questions et surtout d’être conscient des bonnes et/ou mauvaises raisons d’externaliser, par exemple :
- Sécuriser sa paie, par exemple dans un contexte de turn-over important
- Gagner en technicité et en conformité règlementaire
- Partage des risques
- Mobiliser les ressources internes sur d’autres sujets
- Chercher un retour sur investissement
Les étapes d’un projet de Business Process Outsourcing avec Althéa
Althéa offre un accompagnement personnalisé et modulable pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises en matière de BPO. Voici les principales étapes de leur approche :
- Audit organisationnel
- Etude d’opportunité d’externalisation de tout ou partie d’une fonction
- Cahier des charges et aide au choix de votre futur partenaire fournisseur de BPO
- Assistance au pilotage de la bonne mise en œuvre de l’externalisation
- Aide à la ré internalisation d’une fonction externalisée.
Le Business Process Outsourcing est une solution stratégique pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus et à se concentrer sur leur cœur de métier. En s’associant avec un fournisseur de BPO compétent comme Althéa, les entreprises peuvent bénéficier d’une expertise spécialisée, d’une réduction des coûts, et d’une amélioration de leur performance globale.
Chiffres-clés
Taux d’erreur
C’est le % de bulletins de paie générées pour les entreprises françaises qui ne sont pas conformes aux législations en vigueur (source : Ministère du Travail en 2018)
C’est le % de bulletins de paie en erreur, dus à des erreurs de saisie de données dans les systèmes d’information (source : Global Payroll Management Institute, en 2020)
C’est le % de bulletins de paie en erreur, dus à un manque de process standardisés dans l’entreprise (source : Global Payroll Management Institute, en 2020)
Références
Pour un grand groupe du retail français
35 000 collaborateurs
Etude d’opportunité d’externaliser en BPO tout ou partie des processus de GA-Paie
La direction des ressources humaines d’un grand groupe français du retail a souhaité mener plusieurs études successives visant à optimiser le fonctionnement de son CSP GA-Paie, notamment une étude d’externalisation de tout ou partie de son activité Paie afin de gagner en scalabilité en cas de hausse ou de baisse d’activité et de diminuer l’activité interne liée au fonctions supports. Les travaux menés par Althéa ont été :
- La construction et la présentation du plan d’évolution et des différents scénarios possibles d’externalisation totale ou partielle
- L’identification de pistes d’optimisation du CSP, hors externalisation
- La définition du business case et du ROI
- La construction d’une première vision de la stratégie de changement selon les impacts sociaux, organisationnels et financiers
Pour un grand groupe de transport et logistique
2500 collaborateurs
Etude d’opportunité externalisation des fonctions GA / Paie / GTA
Un grand groupe de Transport, dans un contexte de croissance externe international très important a vu son effectif croitre régulièrement, s’accompagnant de fait de changements organisationnels et SI, notamment au sein de ses fonctions support. C’est dans ce contexte que cette entreprise a fait appel à l’expertise d’Althéa pour structurer les services GA / Paie / GTA, afin de répondre aux ambitions de croissance, diversification, international et rentabilité, au travers des travaux suivants :
- L’étude et la définition d’un scénario d’externalisation de la fonction Paie/GTA en fonction de la trajectoire de croissance du groupe
- La présentation des forces et faiblesses du BPO RH
- Les restitutions nécessaires au CODIR décisionnels du groupe.
Pour un grand groupe de magasins de produits esthétiques
6000 collaborateurs en France
Externalisation du SIRH et de la fonction paie
La fonction Paie et Administration du personnel de notre client était organisée depuis 2005 autour d’un CSP interne, de RRH régionaux et de correspondants Magasins. Après une phase d’optimisation des processus et l’atteinte d’une bonne productivité apparente , la paie présentait des risques notamment sur la qualité, la pérennité des compétences et l’obsolescence à court terme du SIRH.
L’entreprise a donc souhaité étudier toutes les options qui permettraient de sécuriser et de pérenniser sa paie, tout en profitant de cette nouvelle organisation pour optimiser son fonctionnement et focaliser ses investissements sur les activités « métier RH ». Pour se faire, Althéa a accompagné les équipes client dans les travaux suivants :
- Audit du SIRH et de l’organisation du CSP.
- Élaboration du cahier des charges d’externalisation de la fonction Paie et du SIRH
- Organisation et pilotage de l’ensemble de la consultation
- Apport d’expertise sociale et juridique
- Accompagnement du projet de BPO
Enjeux
Apporter une expertise en BPO
Une expertise approfondie des différents aspects du BPO, y compris les avantages, les risques, les processus et les meilleures pratiques afin de guider nos clients e à travers toutes les étapes de l’externalisation.
Accompagner l’entreprise
Accompagner l’entreprise à gérer les transitions organisationnelles et culturelles associées à l’externalisation des processus, et mettre en place une communication efficace entre l’entreprise et le fournisseur de BPO.
Piloter l’externalisation
Mettre en place le processus de suivi et d’évaluation de la performance du fournisseur de BPO, y compris l’analyse des indicateurs de performance clés (KPI) et la mise en place de mécanismes de rapport et de contrôle.
